จัดประชุม ทำ เตรียม อะไรบ้าง

จัดประชุมแต่ละครั้งเป็น สิ่งที่สำคัญมาก เพราะเวลาของผู้ร่วมประชุมมีค่ามาก  ยิ่งจัดได้มีประสิทธิภาพเท่าไหร่ยิ่งทำให้บริษัทกำไรมากเท่านั้น  จัดประชุม จึงต้องเตรียมตัวให้ดี  เตรียมพร้อมทุกอย่าง  และจัดอย่าง Professional  เพื่อผู้บริหาร และ ผู้ร่วมประชุมทุกท่านจะได้มีเวลาในการทำงานมากขึ้น  ทุกคนเข้าใจจุดประสงค์ประชุม

ในโพสต์นี้ Phoenix Lava จะมาอธิบายคร่าวๆเกี่ยวกับ การจัดงานประชุม ว่าเราต้อง ทำ และ เตรียม อะไรบ้าง

ขั้นตอนการ จัดงานประชุม

ขั้นตอนการ จัด และ เตรียม การจัดงานประชุม จัดประชุมจะมีทั้งหมด 6 ขั้นตอนใหญ่ๆด้วยกันโดยมีดังนี้ ; 

1. กำหนดประเภทของการประชุม

จะเป็นการประชุมที่มีประสิทธิภาพมาก ถ้าผู้ดำเนินการประชุมกำหนดประเภทของการประชุมไว้ชัดเจน

1.1  ประชุมเพื่อ แจ้งให้ทราบ

ประชุมรูปแบบแจ้งให้ทราบนี้  ผู้ดำเนินการประชุมจะเป็นผู้พูดแทบจะ 100%  เป็นผู้สั่งการ  แจ้งรายละเอียดให้ทุกคนได้ทราบทั่วกัน  เพื่อให้ทุกฝ่าย ทั้งองค์กรเป็นไปในทิศทางเดียวกัน

1.2  ประชุมเพื่อ รวบรวม ข้อมูล ความเห็น (Brainstorm) และ หาทางแก้ไข (Problem Solving) 

ส่วนใหญ่แล้ว หลายประชุม หรือ ประชุมหน่วยงานจะเป็นแบบที่ 2  นั่นคือการรวบรวมข้อมูล  รวบรวมความเห็น และดำเนินการในทิศทางที่ดีที่สุด  ผู้ดำเนินการประชุมจะต้องสั่งให้ผู้เข้าร่วมประชุมเตรียมข้อมูลให้ได้มากที่สุด เพื่อประกอบการตัดสินใจ

1.3  ประชุมเพื่อ อบรม และ พัฒนา Skill

การประชุม สัมมนาในรูปแบบการอบรม พัฒนา skill ของผู้เข้าร่วมประชุมนี้ จะมีการสอน  การให้ทำ workshop  การฝึกในรูปแบบต่างๆ  เพื่อทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมเก่งขึ้น

2. บทบาท หน้าที่ ของผู้เข้าร่วมประชุม

2.1  ทีมดำเนินการประชุม

ทีมดำเนินการประชุม  จะทำงานเป็นทีมประกอบด้วย  ผู้ดำเนินการประชุม,  ผู้จดบันทึก, ผู้ควบคุมเวลา,  ผู้ควบคุมกฏ  

2.2  ประธานประชุม

ประธานมีหน้าที่ตัดสินใจเด็ดขาด  เพื่อให้มีข้อสรุปในที่ประชุม และ ผู้บันทึกการประชุมจะได้จดบันทึกเป็น action plan และ dateline ไว้

2.3  ผู้เข้าร่วมประชุม

ผู้เข้าร่วมประชุม ควรศึกษา อ่าน Agenda (วาระการประชุม)  ให้เรียบร้อยก่อน  เพื่อที่จะแสดงความเห็นได้อย่างมีประสิทธิภาพ   และ  นำไปปฏิบัติอย่างจริงจังเมื่อประชุมเสร็จแล้ว  เพื่อจะได้ไปในแนวทาง และ ทิศทางเดียวกัน

3. เตรียมวัตถุประสงค์ เป้าหมายของการประชุม

เป้าหมายของการประชุม  จะเป็นตัวกำหนดประเภทของการประชุมด้วย  เมื่อเราอยากให้ที่ประชุมออกมาแล้วเป็นอย่างไร ขึ้นอยู่กับเป้าหมายและเป็นหน้าที่ของผู้ดำเนินการประชุมที่จะต้องบอกให้ที่ประชุมเข้าใจ GOAL ให้กระจ่างและเรียบง่ายที่สุด  เช่น  อยากให้พนักงานเราเก่งขึ้นในด้าน safety  หรือ  อยากแก้ไขปัญหาต่างๆ  เราต้องกำหนดวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน

Snack Box ขนมเบรค งานประชุม

4. วางแผน Agenda หรือ วาระการประชุม

หลังจากกำหนด วัตถุประสงค์แล้ว  ฝ่ายดำเนินการประชุมจะต้องร่าง Agenda หรือ วาระการประชุมขึ้นมา เพื่อส่ง list รายการประชุมให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบ  ก่อนวันเริ่มประชุมจริง  เพื่อให้ทุกคนได้เตรียมตัว เตรียมหาข้อมูลมาให้มากที่สุด

5. เวลา สถานที่ กำหนดการณ์ประชุม

ฝ่ายจัดการประชุมต้อง set วันที่ประชุม และ สถานที่ให้ชัดเจน   และเมื่อถึงเวลาต้องเริ่มประชุมทันที  ไม่งั้นจะเป็นการเสียเวลามาก

6. เริ่มการประชุม

เมื่อถึงเวลาประชุม  พยายามประชุมให้รวบรัดที่สุด  ถ้าสามารถเสร็จได้ภายใน 2-3 ชั่วโมง จะเป็นประชุมที่มีประสิทธิภาพมาก  และเมื่อประชุมเสร็จ ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนทำหน้าที่ของตัวเองให้ดีเพื่อทำให้งานไปในทิศทางเดียวกัน

ฟีนิกซ์ลาวา Snack Box ยินดีให้บริการ 

ขนมเบรค สำหรับ งานประชุม สัมมนา  ด่วน ภายใน 12 ชั่วโมง

สั่งเลยง่ายๆ แค่แสกน หรือ Add Line : @Phoenix_Lava

**สามารถออกใบกำกับภาษีได้ทั้งแบบE-taxและแบบเป็นเอกสารตัวจริง

รายละเอียดเพื่มเติม  ที่นี่ : 
ขนม PHOENIX LAVA

ขอบคุณที่ไว้วางใจเรา